Software gestionali (ERP & CRM)
Dati: una parola così piccola ma così importante in tutti gli ambiti lavorativi e non, compresi quelli di un’attività commerciale, professionale o artigianale grande o piccola.
Banalmente, se pensiamo ai dati in un’azienda o un’attività professionale la prima cosa che ci viene in mente sono i documenti (che non sono altro che conglomerati di dati, in fondo). Una prima distinzione che possiamo fare in questo caso è tra documenti digitali o digitalizzati e documenti cartacei: non si tratta necessariamente di una demarcazione tra vecchio e nuovo, ma piuttosto tra diversi modi di organizzare questi dati così importanti, una scelta influenzata da mille fattori tra cui la tipologia di attività svolta, le sue dimensioni ed il settore di attività;
Faldoni, pile di CD e DVD, cartelle con infinite sottocartelle magari salvate su un hard disk esterno (!!!), scatoloni stoccati in un’umido seminterrato….
Digitalizzazione, Organizzazione e Accentramento
Tutti i metodi di raccolta e conservazione sopra descritti, pur così diversi hanno spesso una caratteristica comune: l’organizzazione poco o del tutto inefficiente.
Ciò si traduce in maggior tempo speso a preparare o cercare documenti ed è qui che viene in aiuto l’informatica:
Innanzitutto, con la digitalizzazione è possibile informatizzare interi archivi documentali preservandoli dal deterioramento fisico e rendendo più agevole e veloce la ricerca dei dati contenuti grazie ai sistemi OCR che trasformano le scansioni in testi ricercabili.
In secondo luogo, ci sono software che permettono di organizzare e centralizzare i documenti ed i dati aziendali, in particolare esistono due categorie di software, vale a dire ERP e CRM: si tratta di due strumenti spesso complementari e fortemente integrati dal momento che si definiscono ERP (Enterprise Resource Planning) tutti quei programmi nati per creare, gestire ed organizzare i flussi di dati generati dai processi aziendali (liste materie prime, magazzino, fatture ecc.), incluse le relazioni con i clienti, il settore specializzato dei software CRM (Customer Relationship Management).
Software gestionali commerciali, convengono?
Italianizzando tutti questi anglicismi, possiamo definire questi software come Gestionali, una tipologia di programmi che si è evoluta nel tempo: rispetto a qualche anno fa, non si tratta più di semplici “database” ma di soluzioni complete che permettono anche di automatizzare la generazione di documenti e di evidenziare la relazione tra essi, mostrando in modo chiaro tutto il flusso come ad esempio dal preventivo alla vendita.
Sulla carta sembra tutto perfetto, ma nella realtà buona parte dei gestionali commerciali hanno diverse limitazioni, tra alti costi, standardizzazione, come riassunto nella tabella sottostante:
Gestionali commerciali
- • Funzioni standardizzate
- • Utenti limitati
- • Accesso remoto difficoltoso
- • Impossibile inviare direttamente i documenti generati
- • Elevati costi di mantenimento
- • Limitazioni sul numero di documenti generabili
ERP personalizzati
- • Logica modulare
- • Utenti illimitati
- • Possibilità di accesso remoto
- • Possibilità di automatizzare la generazione e l'invio dei documenti generati
- • Costo "Una tantum" e costi di mantenimento contenuti
- • Gestione previlegi utenti
- • Funzionamento su hardware dedicato e configurazione di backup multipli
Standard VS personalizzato
Al di là dei tecnicismi, dall’elenco emerge una differenza sostanziale tra i software gestionali commerciali e quelli personalizzati, vale a dire la standardizzazione delle funzioni e la rigidità contrapposta alla modularità e la possibilità di integrare funzionalità adattandole alle necessità dell’attività: ogni azienda è una realtà unica ed in quanto tale ha bisogno di una soluzione “sartoriale” senza funzionalità inutili che possa crescere con l’azienda stessa, aggiungendo alle funzionalità classiche le funzionalità necessarie al momento giusto in un’ottica modulare.
Un gestionale personalizzato è la scelta ideale non solo per grandi realtà , anzi è perfetto anche per piccole attività: in una piccola azienda le risorse sono solitamente limitate e di certo non si vogliono sprecare per “adattarsi” ad un gestionale che non rispecchia i processi interni di quell’attività.
Grazie alla modalità di funzionamento ibrida, inoltre, sarà possibile utilizzare il software gestionale sia in loco, sia da remoto, senza limiti di utenti o limiti nella generazione di documenti, limite imposto da molti gestionali online.
Come posso esserti d'aiuto
Un software gestionale personalizzato è il punto d’arrivo, la partenza è un’analisi approfondita dei processi interni, dei software/fogli di calcolo e degli strumenti che vengono già utilizzati internamente per capire come strutturare un ERP personalizzato che possa migliorare la gestione dell’azienda in termini di tempi, migliore gestione dei flussi monetari ed in generale una miglior gestione delle risorse.
Posso aiutarti in questo processo analizzando la tua azienda per poter individuare le criticità e le potenzialità e strutturando un documento che sarà certamente il punto di partenza per la costruzione del gestionale, ma sarà un elemento utile anche per trovare spunti con cui proiettare la tua attività nel futuro, il tutto ad un prezzo equo e commisurato alle tue necessità oggettive.
Contattami subito via mail, WhatsApp o prenotando una chiamata gratuita e indicandomi qualche dettaglio sulla tua attività, così potrò avere un po’ di materiale utile per poter preparare un primo preventivo e preparare una roadmap per i passi successivi.